Siirry sisältöön

Visit Espoon kokous- ja kongressipalvelut

Kokous- ja kongressipalvelut

Visit Espoon kongressitiimi auttaa kokous- ja tapahtumajärjestäjiä löytämään sopivimmat Espoon helmet.

Palvelut kokousten ja kongressien järjestäjille

Meiltä saat maksuttomasti apua kokousten ja kongressien ennakkosuunnittelussa ja kutsumisessa. Autamme sinua löytämään sopivimmat kumppanit ja alihankkijat sekä aikataulun ja tavat, miten selviytyä tapahtumaprojektista.

  • asiantuntija-apu kokousten ja kongressien ennakkosuunnittelussa ja kutsumisessa
  • kutsu/esittelyaineiston kokoaminen
  • sopivan kokous- tai kongressipaikan, majoituksen ja juhlatilojen etsiminen sekä alustavat varaukset
  • avainhenkilöiden/päätöksentekijöiden tutustumiskäyntien suunnittelu
  • kongressipalvelutoimistojen puolueeton kilpailuttaminen tarvittaessa
  • avustaminen oheis- ja seuralaisohjelmien suunnittelussa
  • avustamisen kokousten ja kongressien markkinoinnissa
  • alustavan budjetin laadinnassa avustaminen
  • neuvoja kongressiavustusten hakemiseen
  • markkinointimateriaalit

Maksuttomasti käytössäsi ovat myös erilaiset Espoo -esitteet ja kartat, joita voit tilata meiltä. 

Kokous Espoo -infot

Yritysten ja yhteisöjen tapahtumia järjestäville tiimeille suunnatussa infossa koko tiimi saa kattavan kuvan Espoon kokouspalvelutarjonnasta ja uusia ideoita tulevien tapahtumien järjestämiseen. Pidämme infoja 2-30 hengen tiimeille. Saavumme teidän toimistolle, teille sopivana ajankohtana. Infot kestävät noin tunnin.

Lue lisää >>

Kokous Espoo -kierrokset

Visit Espoo järjestää pääkaupunkiseudun kokousjärjestäjille Kokous Espoo -kierroksia noin kerran kuussa. Kierroksilla tutustutaan kolmeen eri kokouspalveluita tarjoavaan yritykseen Espoossa ja lähialueella. Osallistujille täysin maksuttomat kierrokset tarjoavat oivan mahdollisuuden tutustua palveluihin ja saada samalla uusia ideoita tuleviin tapahtumiin. Kevään ja syksyn 2020 aikana kierrokset on toteutettu virtuaalisina.

Tulevien virtuaalikierrosten ajankohdat sekä tallenteet aiemmilta kierroksilta löytyvät täältä.

Kaupungin vieraanvaraisuus

Kansainväliselle tieteelliselle konferenssille on mahdollista anoa vieraanvaraisuutta Espoon kaupungilta. Vieraanvaraisuutta voi hakea esimerkiksi iltavastaanottona sisältäen kevyen ruokailun, osaksi kongressin virallista dinneriä tai vaikkapa tutustumisretkenä Espoolaiseen luontoon esimerkiksi saaristoristeilyn muodossa. Vieraanvaraisuuteen kuuluu myös Espoon kaupungin edustajan "Tervetuloa Espooseen -tyylinen" puheenvuoro.

Hakemukset vieraanvaraisuuksista toimitetaan suoraan hakulomakkeen kautta. Hakulomakkeelle täytetään tiedot kongressin järjestäjästä, sisällöstä ja vastuullisuustyöstä, sekä toivotusta kaupungin vieraanvaraisuudesta.

Vuoden 2021 vieraanvaraisuuksien hakuaika päättyy 15.1.2021. Hakemukset käsitellään hakuajan päätyttyä ja päätöksistä tiedotetaan hakijoille tammikuun aikana. 

Lisätietoja hakuprosessista voi kysellä:
miikka.valo@espoo.fi

Ota yhteyttä asiantuntijoihin

Miikka Valo, Director, Convention & Tourism
Kansainväliset kongressit, urheilutapahtumat
043 824 6038
miikka.valo@espoo.fi

Riikka Laatikainen, Marketing Manager, Member of MPI
Kokoukset ja yritystapahtumat, markkinointiviestintä
043 824 6219
riikka.laatikainen@espoo.fi

Visit Espoo on osa Espoon kaupungin markkinointiyhtiötä, Enter Espoo Oy:tä. 

Tutustu myös

Konferenssi avustukset

Tieteelliselle konferenssille on mahdollista hakea rahallista avustusta Tieteellisten seurain valtuuskunnalta (TSV). Avustusta on mahdollista saada kansainvälisten tieteellisten järjestöjen toistuviin konferensseihin, joita suomalaiset omalla vuorollaan järjestävät Suomessa. Valtionavustusta myönnetään ensisijaisesti ulkomaisten esitelmöitsijöiden matkakuluihin. Kansainvälisiä konferensseja varten voidaan lisäksi myöntää tukea tila-, sihteeristö- ja viestintäkuluihin. Lisätietoja avustuksista ja hakuajoista löytyy TSV:n sivuilta

Kokous- ja kongressijärjestäjän oppaat

  • Finland Convention Bureaun kongressisuunnitelun opas tarjoaa neuvoja ja ohjeita kansainvälisen kongressin järjestäjälle kokouksen kutsu- ja suunnitteluvaiheeseen.